文件与页次完整
保留文件边缘、编号、页次、印章与备注。照片或扫描件应清晰；正文、附件及变更页分别列明。
进一步了解让材料具备可读、可对应、可确认的条件
企业文件管理员、个人材料经办人和内容制作团队，可以按原件类型准备输入资料。重点不是一次发送更多文件，而是让每份材料的身份、范围与依据清楚，既能看见实际内容，也能判断哪个版本应当采用、疑问由谁答复。
纸质材料先检查可辨识性
拍摄证件、证明或成册文件时，逐页检查小字、浅色印章、背面和装订内侧，避免反光、手指遮挡或页面卷曲。长页可分段补拍，但应同时保留整页图像，说明各段属于哪一页；不要用美化滤镜改变文字。遮挡非必要个人信息时，先确认不会影响姓名、关系或备注的理解。难以辨识的内容可补充局部图，原件没有的文字不应凭记忆填写。
可编辑文档提供组成与依赖
Word、Excel、演示稿和设计文件，宜提供可编辑版本及对应阅读稿，便于对照实际显示。请标明隐藏页、批注、修订记录、公式结果、图表和链接素材中哪些需要处理。设计稿若依赖字体、图片或其他文件，应列出可提供的资源及使用限制；不可编辑的截图文字也应单独说明。客户可先整理文件清单，区分正式内容与背景参考，避免把内部草稿误计入翻译范围。
参考资料说明来源和优先顺序
已有译文、网站截图和术语表应附来源、日期或适用产品，注明哪些名称已经批准、哪些仅供参考。个人文件可提供现用姓名拼写及曾用名关系说明，企业文件可提供主体名称与品牌名称的区分。参考资料互相冲突时，请指定确认人及采用依据。多批次发送材料可用目录记录新增、替换和撤回状态，让接收人员不必依靠邮件先后猜测最终版本。
提供用途与参考资料
说明交给谁、用于什么事项、是否有接收方格式要求，提供已有译文、专名拼写和可用的参考资料。
进一步了解确认资料接收与更新
先用不涉密说明或脱敏样稿沟通，再确认完整资料的接收方式。新增、替换或撤回文件应标明版本及变化范围。
进一步了解交付与报价安排
结合语言方向、字数或页数、专业内容、清晰度、可编辑性、版式、审校与配套要求评估报价和时间。原稿变更、增加语种或新增配套时，重新确认范围与计划。
交付前明确Word、PDF、Excel、字幕或其他文件格式，确认可编辑稿、纸质文件和声明签章等实际需要。文件用途或接收要求不同，配套安排分别说明。
清楚推进每一个环节
- 01
说明用途
明确文件、语向、数量、接收要求及时间。
- 02
确认安排
核对范围、资料、审校责任、配套与交期。
- 03
翻译审校
结合专业资料，核对术语、数字、图表和版本。
- 04
交付协作
按约定交付文件，集中反馈并确认后续更新。
继续了解
进一步确认项目细节
扫描件识别出来的文字可以直接当原稿吗？
应同时保留扫描图像并核对识别结果，特别是姓名、数字、表格和印章。识别文本可方便编辑，但不应替代原图作为核对依据；缺字、错列或无法识别的地方应标注，确认后再处理。
多份材料的姓名或地址不同，需要先改成一致吗？
先保留各原件并列明差异及已知原因，提供已有拼写或变更材料供核实。不要为了统一而修改原件图像或隐去记录；译文如何体现历史名称、现名和地址差异，应依据材料事实及确认用途处理。