文件格式与范围
提前确认Word、PDF、Excel、字幕、排版或其他项目格式，以及是否需要可编辑稿、纸质稿或额外配套。
进一步了解让接收人员能辨认、核对并继续使用
企业项目交接、机构材料提交和个人资料领取，都需要把文件与其用途联系起来。接收人可能没有参与前期沟通，因此应让他知道本批成果对应什么原稿、哪些内容已处理、还有哪些问题待确认，以及接下来应怎样提出反馈。
交付清单解释本批成果
清单可列出源文件名、目标语种、成果名称及处理范围，并区分全文、节选、双语对照和仅供审阅的版本。多语种、多附件或分批项目，应让每份译文都能找到相应原稿；尚未完成或等待客户确认的部分需另行标注。若约定附带术语表、问题记录或修订说明，也应列入清单，避免接收人只下载正文而遗漏理解文件所需的配套信息。
使用前按成果类型核对
文档接收后可先检查能否打开、页次是否完整、表格和特殊字符是否正常；可编辑稿与阅读稿应对应同一内容版本。字幕文件需结合视频检查显示与时间轴，资源文件则需由相应技术人员按约定方式导入。若需纸质稿、声明或签章配套，请提前提供接收要求和收件信息，分别确认内容及办理安排；文件已发送不等于接收方已完成受理或系统已发布。
反馈保留位置、原因与修改依据
建议在本批指定版本上标注问题，附页码、段落、截图或资源键，说明需要核对的原文及预期调整。确认后的更新应同步相关语言、目录和附件，并在后续交接时标明替代关系。原文事实变更、客户新增内容与译文差错应分别记录，便于判断影响范围。长期维护项目可约定保留经确认的术语决定和变更记录；资料保存方式与期限则按双方书面约定处理。
名称、版本与交接
约定文件命名、语言标识、版本号和交付清单，多批次或多语种项目沿用一致的术语与交接规则。
进一步了解反馈与后续修改
由指定联系人集中反馈，区分译文修订、原稿变更和新增工作，必要时重新确认范围与时间。
进一步了解交付与报价安排
结合语言方向、字数或页数、专业内容、清晰度、可编辑性、版式、审校与配套要求评估报价和时间。原稿变更、增加语种或新增配套时，重新确认范围与计划。
交付前明确Word、PDF、Excel、字幕或其他文件格式，确认可编辑稿、纸质文件和声明签章等实际需要。文件用途或接收要求不同，配套安排分别说明。
清楚推进每一个环节
- 01
说明用途
明确文件、语向、数量、接收要求及时间。
- 02
确认安排
核对范围、资料、审校责任、配套与交期。
- 03
翻译审校
结合专业资料，核对术语、数字、图表和版本。
- 04
交付协作
按约定交付文件，集中反馈并确认后续更新。
继续了解
进一步确认项目细节
收到多个版本，不知道应该使用哪份怎么办？
先核对交付清单中的文件状态和对应原稿，不仅看邮件时间或文件名中的最终字样。可把拟使用的文件名发给项目联系人确认；需要替换的旧版应在内部使用目录中标记，避免再次流转。
后续只改了一个术语，是否只需替换出现的那一处？
需检查该决定是否影响其他正文、图表、附件或语种，以及语法和交叉引用。请说明新术语的依据和适用范围，先确定关联位置再统一更新；不同语境下的同形词不宜不加区分地全部替换。